Adjoint à l'estimation

Nous recherchons un.e adjoint.e à l'estimation motivé.e et organisé.e pour rejoindre notre équipe dynamique dans le secteur de la construction.

La ou le titulaire du poste sera principalement responsable de traiter, suivre, préparer, assembler, transmettre et archiver tous les documents administratifs requis dans le processus de réponse à des appels d’offres ou demandes de soumissions. Elle ou il devra aussi exécuter différentes tâches administratives en support au département du développement des affaires de de l’adjointe de direction.

DES AVANTAGES IDENTIFIÉS PAR NOS EMPLOYÉS

• Minimum 4 semaines de vacances par année;
• Télétravail en formule hybride (une journée à la maison);
• Accès à la télémédecine 24hres sur 24, 7jrs sur 7;
• Assurances et REER collectifs;
• Remboursement annuel dans le cadre de notre programme pour bien-être (sport, culture, aménagement de bureau - ergonomie);
• Gym sur place;
• Vélos de montagne à la disposition des employés;
• Collations santé gratuites;
• Allocation pour l’achat de vêtements corporatifs via notre boutique en ligne;
• L’opportunité de contribuer à des projets d’envergure;
• L’occasion de vous développer et d’évoluer dans une entreprise familiale et de proximité.

• Assister les estimateurs dans la préparation et la coordination des réponses aux appels d’offres;
• Assurer la production des documents dans les délais prescrits;
• Lors d’envois spécifiques, assurer la disponibilité d’envoi par avion en s’assurant de respecter les délais de dépôt;
• Identifier les documents à soumettre et faire le suivi avec les personnes imputables de la tenue à jour de ces documents;
• Préparer les plateformes électroniques requises pour le dépôt de la soumission s’il y a lieu;
• Saisir et vérifier les bordereaux de prix;
• Déposer les soumissions en respectant les délais exigés;
• Suivre les ouvertures et communiquer les résultats aux différents intervenant.es;
• Classer et archiver les documents, gérer les bases de données et les dossiers.

En période où il y a moins de réponses aux appels d’offres à préparer :

• Être le support administratif à l'équipe dédiée au secteur du développement des affaires pour CRT Maritime et CRT Construction et au besoin de l’adjointe de direction, dont voici un sommaire de tâches attendues :
• Gestion des ventes et des prospects :
• Mettre à jour le tableau des ventes et des prospects (nouveaux contacts, évolution des dossiers);
• Mettre à jour la liste des clients potentiels;
• Assister à la préparation des offres de services et soumissions pour les clients maritimes;
• Soutien aux rencontres et suivis :
• Organiser et coordonner les réunions internes et externes (invitation, agenda, réservation de salles, suivi des comptes-rendus);
• Tâches administratives générales :
• Assurer la mise à jour des contrats clients et des documents administratifs;
• Faire le suivi des échéances contractuelles et s'assurer du renouvellement des documents nécessaires;
• Tenir à jour le calendrier des événements (conférences, formations, salons, événements clients);
• Tenir à jour la base de client et lead dans le CRT;
• Organiser la logistique des événements (inscriptions, réservation d'espaces, préparation de matériel promotionnel);
• En collaboration avec le marketing, créer et mettre à jour des documents promotionnels pour les salons et rencontres d'affaires.

VOS COMPÉTENCES ET VOS TALENTS QUI VOUS PERMETTRONT DE VOUS RÉALISER PLEINEMENT
• Avoir un bon esprit d’équipe;
• Avoir un sens de l’organisation et la capacité à travailler de manière autonome et gérer plusieurs tâches simultanément;
• Excellentes compétences en communication écrite et orale dans la langue française et anglaise à un niveau intermédiaire (occasionnellement pour des documents qui doivent être rédigés en anglais);
• Être consciencieux.se, avoir de la rigueur et le souci du détail;
• La créativité, débrouillardise, autonomie et polyvalence sont de très bons atouts;
• Maîtriser la discrétion et le respect de la confidentialité;
• Détenir une formation professionnelle en secrétariat ou collégiale en bureautique ou toute formation jugée pertinente;
• Maîtriser la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint et Outlook).



Au plaisir de vous rencontrer!




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